BTW vorderen en doorbelasten – hoe zat het ook alweer?

by Zakelaar

BTW vorderen en doorbelasten – hoe zat het ook alweer?

by Zakelaar

by Zakelaar
Nu de zomer zijn intrede doet, is het ook weer tijd om BTW-aangifte te doen over het tweede kwartaal. Daarbij worstelen zelfstandigen vaak met diverse vraagstukken over het doorbelasten van de BTW aan de opdrachtgever. Hoe zit dat nu eigenlijk met de voorbelasting en welk percentage moet je in welke gevallen doorrekenen?

Vuistregels

In beginsel zijn alle onkosten voor jou als ondernemer gewoon zakelijke uitgaven. Zakelijke uitgaven kunnen op twee manieren voor een aftrekpost zorgen, namelijk op de omzetbelasting (BTW) en op de inkomstenbelasting. Je mag vaak de betaalde BTW als voorbelasting opgeven, waardoor je minder hoeft te betalen bij de aangifte. In veel gevallen kunnen de kosten (gedeeltelijk) aftrekbaar zijn voor je inkomstenbelasting, Daardoor hoef je aan het eind van het jaar minder te betalen of krijg je zelfs geld terug! Meer over fiscaal voordeel op het gebied van inkomstenbelasting lees je hier. In dit artikel leg ik je uit hoe je correct vordert én doorbelast.

Horeca

De meeste zelfstandigen weten het nu wel, uitgaven in de horeca zijn in de praktijk voor ZZP’ers simpelweg haast nooit aftrekbaar. Dit betekent dat ze worden gezien door de belastingdienst al privé en zodoende leveren ze geen fiscaal voordeel op. Ook mag je de betaalde BTW daardoor niet opvoeren als voorbelasting. Het is dus aan te raden om de zakenlunch, netwerkborrel en je koffie’tje onderweg gewoon niet op te voeren als voorbelasting in je BTW-aangifte.

Reiskosten

Als je reiskosten maakt, is het van belang dat deze een zakelijk karakter hebben. Dit betekent dat de kosten moeten worden gemaakt om er vervolgens met BTW belaste omzet mee te genereren. In het geval van gemaakte reiskosten met de auto, kun je een afgesproken tarief per kilometer factureren. Daarover hef je uiteraard het geldend BTW-percentage, doorgaans 21%. Rijd je een youngtimer, dan zijn álle kilometers overigens fiscaal aftrekbaar, zowel zakelijk als privé! Voor het OV en taxivervoer is een wettelijke uitzondering. Hier geldt het vervoersbewijs als BTW-factuur en mag je dus 6% voorbelasting vorderen. Het bedrag exclusief BTW vermeld je vervolgens op de factuur naar je opdrachtgever en je heft BTW. Internationaal personenvervoer is qua omzetbelasting belast met 0%. Je kunt dus geen voorbelasting terugvorderen, maar dient wel BTW te heffen.

Parkeren

Parkeren is, zeker in de grote steden, een sluimerende kostenpost. Deze onkosten kun je uiteraard doorbelasten aan je opdrachtgever en in sommige gevallen kun je BTW terugvorderen. Hierbij is het van belang dat op het betalingsbewijs de BTW gespecificeerd staat. Is dat niet het geval? Dan moet je het bedrag inclusief BTW op de factuur vermelden en daar vervolgens zelf ook BTW over heffen. Het BTW-percentage dat van toepassing is op jouw hoofdprestatie, geldt hierbij automatisch ook voor eventuele doorbelaste onkosten.

Verblijfkosten

Wanneer je voor een opdracht genoodzaakt bent te overnachten, is het gebruikelijk dat je deze kosten doorbelast aan jouw opdrachtgever. Vraag altijd aan het hotel of je de kosten gesplitst kunt krijgen op de rekening. Laat dus de overnachting(en) en F&B apart vermelden, over die laatste mag je immers geen BTW vorderen. De F&B en ook overnachtingen in het buitenland vermeld je inclusief BTW op je factuur. Binnenlandse overnachtingen vermeld je exclusief BTW op de factuur. In beide gevallen hef je wederom het gebruikelijke percentage.

Binnen- en buitenland

Wanneer je op jaarbasis zakelijk voor meer dan 50 euro BTW hebt achtergelaten in het buitenland, kun je deze terugvorderen. Dit doe je dan aan het einde van het jaar. Spendeer je in 3 maanden meer dan 400 euro aan BTW, dan kun je eerder een verzoek indienen. Echter bestaat de kans dat je in dat geval anders met je doorbelasting om moet gaan. Heb jij met een dergelijke situatie te maken? Neem dan contact op voor advies op maat.

Goederen doorbelasten aan je opdrachtgever

Maak altijd voor jezelf een juiste afweging wanneer je doorbelast aan jouw opdrachtgever. Immers word jij daarmee leverancier van hetgeen je doorbelast. Afgelegde kilometers, reis- en verblijfskosten en dergelijke zijn hierbij natuurlijk geen probleem. Stel echter dat je opdrachtgever vraagt om voor hem software of een duur apparaat aan te schaffen. In dat geval ben jij, door daarvoor te factureren en BTW te heffen, leverancier geworden. Die BTW is niet het probleem, maar je bent in dit geval wederverkoper en dus aansprakelijk voor fouten en claims!

Nog steeds ingewikkeld? Gebruik mijn diagram als hulpmiddel!

Het is en blijft een hele administratieve kluif, waar lang niet iedereen zich altijd prettig bij voelt. Zodoende worden er door veel ondernemers fouten gemaakt in de BTW-aangifte. Dat is vervelend, want mogelijk betaal je hierdoor meer dan nodig. In het ergste geval betaal je te weinig en loop je het risico op boetes en naheffingen. Daarom onwikkelde ik, als geheugensteuntje, dit diagram. Aan het gebruik ervan kunnen geen rechten worden ontleend, maar wel opluchting!

Top