Inge van Vonderen over het belang van standaardisatie

by Zakelaar

Inge van Vonderen over het belang van standaardisatie

by Zakelaar

by Zakelaar
Deze ochtend stond ik op het kantoor van In Balans voor mijn afspraak met Inge. In de ontvangsthal word ik altijd vrolijk wordt van de portretten van schijnbaar onbezorgde Cubaanse dames op leeftijd met dikke cohiba sigaren in hun mond. Met Inge sprak ik over onze samenwerking, uitdagingen en ontwikkelingen. Daarbij kwamen situaties aan bod die voor iedere ondernemer herkenbaar zijn. Een van die zaken is standaardisatie, waarom is dat nu zo belangrijk?

Toen en nu

In mei 2011 neemt Inge van Vonderen, van huis uit fiscaliste, In Balans Administratie- & Belastingdeskundigen over. Tegenwoordig verbergt de ontvangstbalie minstens 8 bureau’s en worden de administraties en belastingaangiftes van honderden bedrijven hier verzorgd. In 2012 kwam ik via een aanbeveling van een wederzijdse kennis met haar in contact. Sindsdien behartigt ze onze fiscale en administratieve belangen, naar grote tevredenheid! Bovendien stond ze als inspirator aan de wieg van mijn ondernemingen, ze is namelijk altijd enthousiast en denkt productief mee.

Heisessie

Inge nam me mee door de huidige stand van zaken en hoe dat allemaal zo gekomen is. Een tijdje geleden organiseerde In Balans een heisessie met het team. Daarbij werd iedereen gevraagd 5 problemen en 5 dingen die goed gaan op post-its te schrijven. Eenmaal bij elkaar op de wand geplakt, werd gesproken over de situatie die daar hing. Daaruit bleek onder andere dat er veel maatwerk geleverd werd voor klanten, wat voor interne onrust zorgde.

Uitzonderingen niet langer de regel

De afgelopen maanden stonden daarom in het kader van standaardisatie. Nieuwe klanten krijgen een helder en transparant beeld van wat er aangeboden wordt. Je kent de eigen diensten en producten natuurlijk door en door, dus weet je dat je waar kunt maken wat je belooft. Door standaardisatie vermijd je ook het risico dat een nieuwe klant onterecht hoge verwachtingen heeft en dus vervolgens teleurgesteld is wanneer je levert waarvoor hij eigenlijk betaalt. Voor Inge betekent dit heel concreet dat nieuwe klanten gevraagd wordt om met Workfield (een combinatie van Workspace en Twinfield) te werken. Bovendien krijgen ze bij het opzetten van de administratie een standaard rekeningschema voorgeschoteld.

Uitzonderingen kunnen natuurlijk wel gemaakt worden, maar zijn hierdoor niet langer de regel

– aldus Inge.

Persoonsonafhankelijke organisatie

Door te standaardiseren weet iedereen in je team bovendien hoe ze met veel voorkomende problemen en situaties om moeten gaan. Je maakt daarmee je bedrijf minder persoonsafhankelijk. Zolang jij als ondernemer altijd alles uit je hoofd doet en voor iedere klant op maat werkt, remt dit je in de groei. Het is namelijk onbegonnen werk om een nieuwe werknemer alle details uit te leggen, als die niet in een gestandaardiseerde structuur passen. Dat is veel eenvoudiger wanneer de processen in een standaard procedure passen. Bovendien is je offertetraject direct een stuk eenvoudiger. Als je vaste onderdelen aanbiedt, kun je voor je offerte modulaire blokken maken, die je snel samenvoegt tot een passend geheel voor je potentiële klant. Wel handig als je ooit, net zoals Inge heeft gedaan, wilt doorgroeien van ZZP’er naar Ondernemer met een mooi team onder zich.

Persoonlijke boodschap

“Dat is interessant, want ik maak nog altijd al mijn offertes zelf, omdat ik een persoonlijke boodschap heel belangrijk vind.” – vertelde Inge me. Zoals ik ook haar toegelicht heb, kun je dit natuurlijk altijd blijven doen. Bedenk je echter wel hoeveel werk het je scheelt als je de offerte voor 90% kant en klaar kunt opstellen, met vaste tarieven en diensten. Vervolgens staat natuurlijk niets je in de weg om de offerte te vergezellen met een mooie begeleidende brief, waar je alsnog het persoonlijke aspect kunt benadrukken.

Efficiëntie

Kortom; standaardisatie is ontzettend belangrijk om nu en in de toekomst efficiënt te kunnen (blijven) werken. Het geeft je klanten een helder beeld van je propositie en ‘managing expectations’ wordt een eitje. Je bespaart tijd, geld en energie, waardoor jij je kunt richten op die dingen die jouw bedrijf doen uitblinken! Kun jouw organisatie ook hulp gebruiken bij standaardisatie en/of digitalisatie? Neem dan gerust vrijblijvend contact met me op, ik help je graag!

Top